【必見】英文ビジネスメールの基本フォーマット:件名・宛名・挨拶のポイント

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英語学習

英文ビジネスメールを書くとき、どのように件名や宛名、挨拶を書けばいいのでしょうか?英語が苦手な方や、初めて英文ビジネスメールを書く方は、このような悩みを抱えているかもしれません。

 

しかし、英文ビジネスメールには、基本的なフォーマットがあります。このフォーマットを知っておけば、相手に失礼にならない、適切なメールを書くことができます。

 

この記事では、英文ビジネスメールの基本フォーマットのポイントを解説します。これを読めば、英文ビジネスメールの書き方に自信が持てるようになります。

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英文ビジネスメールの基本フォーマット

英語メールの基本フォーマットは以下のようになります。

件名(Subject) 宛名(To) 差出人(From) 日付(Date) 挨拶(Salutation) 本文(Body) 結び(Closing) 署名(Signature)

 

このフォーマットは、ビジネスメールやカジュアルメールの場合でも基本的に同じです。ただし、各項目の内容や表現は、相手との関係やメールの目的によって変わります。次に、各項目の書き方のポイントを見ていきましょう。

件名(Subject)

件名は、メールの内容を簡潔に表すものです。相手がメールを開くかどうかを決める重要な要素なので、明確かつ具体的に書きましょう。件名は、以下のようなルールに従って書きます。

最初の単語だけ大文字にする
不要な冠詞や前置詞は省略する
できるだけ短くする(10語以内が目安)

文末にピリオドをつけません。
件名は、必要に応じて「Re:」や「Fwd:」などの接頭辞をつけます。「Re:」は返信、「Fwd:」は転送を意味します。
例えば、以下のような件名が考えられます。

Re: Meeting request for next week
Fwd: Product brochure
Meeting request for next week Invoice for March Feedback on your report

宛名(To)

宛名は、メールの送り先を示すものです。宛名は、以下のようなルールに従って書きます。

相手の名前をフルネームで書く(敬称は省略)
複数の相手に送る場合は、カンマで区切る
CCやBCCを使う場合は、それぞれの項目を明記する

 

例えば、以下のような宛名が考えられます。

To: John Smith, Mary Jones CC: David Lee, Lisa Brown BCC: Peter Wilson

差出人(From)

差出人は、メールの送り主を示すものです。差出人は、以下のようなルールに従って書きます。

自分の名前をフルネームで書く(敬称は省略)
自分の役職や所属を書く場合は、名前の下に書く
自分の連絡先を書く場合は、署名の下に書く

 

例えば、以下のような差出人が考えられます。

From: James Miller Sales Manager ABC Company Tel: 123-456-7890 Email: james.miller@abc.com

日付(Date)

日付は、メールの送信日を示すものです。日付は、以下のようなルールに従って書きます。

曜日、月、日、年の順に書く
月は英語の略称を使う
日と年の間にカンマを入れる

 

例えば、以下のような日付が考えられます。

Date: Monday, Apr 15, 2024

挨拶(Salutation)

挨拶は、メールの冒頭に相手に対する敬意や親しみを表すものです。挨拶は、以下のようなルールに従って書きます。

相手の名前に敬称をつける(Mr., Ms., Dr.など)
相手の名前がわからない場合は、Dear Sir/Madam, To whom it may concernなどを使う
ビジネスメールの場合は、Dearを使う
カジュアルメールの場合は、Hi, Hello, Heyなどを使う
コンマで終わらせる

 

例えば、以下のような挨拶が考えられます。

Dear Mr. Smith, Hi Mary, To whom it may concern,

本文(Body)

本文は、メールの目的や内容を伝えるものです。本文は、以下のようなルールに従って書きます。

段落を分けて、見やすくする
最初の段落で、メールの目的や背景を説明する
中間の段落で、メールの詳細や要求を述べる
最後の段落で、メールの結論や次の行動を示す
できるだけ簡潔に書く(長すぎると相手に読む気が失せてしまいます)。

 

相手に何を伝えたいのか、何をしてほしいのか、をはっきりさせます。

例えば、以下のような本文が考えられます。

Dear Mr. Smith,

Thank you for your interest in our products. I am writing to confirm your order and delivery details.

You have ordered 10 units of product A and 5 units of product B. The total amount is $500, including shipping and handling. You have chosen to pay by credit card.

We will ship your order within 3 business days. You can expect to receive it within 7 to 10 business days. You can track your order status on our website.

We appreciate your business and hope you enjoy our products. If you have any questions or concerns, please do not hesitate to contact us.

Sincerely, James Miller

結び(Closing)

結びは、メールの最後に相手に対する感謝や敬意を表すものです。結びは、以下のようなルールに従って書きます。

相手との関係やメールの目的に応じて、適切な表現を選ぶ
ビジネスメールの場合は、Sincerely, Best regards, Thank youなどを使う
カジュアルメールの場合は、Cheers, Take care, Talk to you soonなどを使う
コンマで終わらせる

 

例えば、以下のような結びが考えられます。

Sincerely, Best regards, Thank you,

署名(Signature)

署名は、メールの最後に自分の名前や連絡先を示すものです。署名は、以下のようなルールに従って書きます。

自分の名前を書く(敬称は省略)
自分の役職や所属を書く場合は、名前の下に書く
自分の連絡先を書く場合は、名前や役職の下に書く
ハイフンやアスタリスクなどで、本文と区別する

例えば、以下のような署名が考えられます。

James Miller Sales Manager ABC Company Tel: 123-456-7890 Email: james.miller@abc.com

英文ビジネスメールの例文

以上のポイントを踏まえて、英語のビジネスメールの例文をいくつか紹介します。実際のメールでは、相手や状況に応じて、表現やトーンを調整する必要がありますが、基本的な構成は以下のようになります。

例文1:新製品について問い合わせる内容

To whom it may concern,

Hello, this is Yamada from ABC company. I am a sales manager in charge of the XYZ market.

I am writing to inquire about your new product that was announced on your website last week. I am very interested in learning more about its features and specifications.

Could you please send me the product brochure by next Monday? I would also appreciate it if you could provide me with the price list and the delivery schedule.

Please reply by Friday. I look forward to hearing from you soon.

Sincerely, Yamada ABC company Tel: 012-3456-7890 Email: yamada@abc.com

 

例文2:ミーティングの日程を確認するメール

Dear Mr. Smith,

Thank you for your email regarding the upcoming meeting. I am glad to hear that you are available on Tuesday, February 20th.

I would like to confirm the meeting date and time. The meeting will be held at our office in Tokyo from 10:00 a.m. to 12:00 p.m. The agenda of the meeting is as follows:

Review of the current project status
Discussion of the next steps and deliverables
Q&A session
Please let me know if you have any questions or concerns. I hope to see you soon.

Best regards, Yamada ABC company Tel: 012-3456-7890 Email: yamada@abc.com

 

例文3:商談の結果を報告するメール

Dear Ms. Lee,

I am pleased to inform you that we have successfully closed the deal with XYZ company. They have agreed to purchase 100 units of our product at the price of $500 per unit. The contract has been signed and the payment has been made.

I would like to thank you for your support and guidance throughout the negotiation process. You have been a great partner and a valuable asset to our team.

Please find attached the contract and the invoice for your reference. If you have any questions or comments, please do not hesitate to contact me.

Thank you for your cooperation. I look forward to working with you again in the future.

Sincerely, Yamada ABC company Tel: 012-3456-7890 Email: yamada@abc.com

まとめ

英文ビジネスメールを書くときは、基本的なフォーマットに従うことが大切です。件名・宛名・挨拶は、メールの第一印象を決める要素なので、特に注意して書きましょう。件名は、メールの内容を明確に表し、宛名は、関係のある人にのみ送り、挨拶は、相手との関係や目的に応じて選びます。これらのポイントを押さえれば、英文ビジネスメールの書き方に自信が持てるようになります。

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